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Assistenz / Office Management (m/w)

in Teilzeit: 25-30 Stunden/Woche (befristet auf 1,5 Jahre - Elternzeitvertretung)

Standort: Köln
KCIG arbeitet Hand in Hand mit einigen der weltweit führenden Automobilherstellern und -zulieferern. Wir bieten unseren Kunden hohe Qualitätsstandards in einer wettbewerbsintensiven Industrie und unterstützen diese in relevanten Bereichen der Entwicklung, im Engineering, Projektmanagement, Business und im Datenmanagement.

Ihre Aufgaben

Verantwortung für alle anfallenden Tätigkeiten in der Administration und Organisation des operativen und administrativen Office Managements. Hierzu gehören u.a. folgende Aufgabenschwerpunkte:

Allgemeine Administration:
  • Unterstützung bei der Organisation und Verwaltung in den Bereichen Angebotseinholung, Fuhrpark, Materialeinkauf, Bestellmanagement, Rechnungen, Erfassung und Nachverfolgung der Bestellanforderungen
  • Übernahme der Telefonzentrale sowie Kunden- und Bewerberempfang
  • Unterstützung des Onboardings neuer Mitarbeiter durch Bestellung sowie Bereitstellung von Materialien (Laptop, Telefon, Visitenkarten usw.)
  • Administrative und organisatorische Schnittstelle zu allen Abteilungen
  • Zusatzaufgaben: Recherchetätigkeiten, Führung der Kasse usw.
 Terminkoordination und Eventorganisation:
  • Organisation, Vorbereitung und Koordination von internen Meetings, externen Kundenterminen und Team Events
  • Planung und Buchung von nationalen und internationalen Dienst- und Geschäftsreisen sowie Events
  • Planung und Vorbereitung von Veranstaltungen und Events
  • Organisation von internen Trainings- und Weiterbildungsmaßnahmen
  • Unterstützung bei der Suche und Umsetzung neuer Büroräume für unser wachsendes Team

Ihr Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder äquivalente Ausbildung
  • Relevante Berufserfahrung in einem ähnlichen Umfeld, insbesondere aus der internationalen Beratung
  • Hohe Dienstleistungs- und Kundenorientierung sowie ausgeprägte Serviceorientierung
  • Hohe soziale Kompetenz, souveränes und freundliches Auftreten und Teamfähigkeit
  • Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft und Durchsetzungsvermögen
  • Organisationstalent mit strukturierter, selbständiger und flexibler Arbeitsweise
  • Hands-on Mentalität, Kreativität und eigenständige Übernahme eigener Aufgabenfelder
  • Versierter Umgang mit MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Vorteile

  • Flache Hierarchien
  • Internationales Team
  • Eigener Verantwortungsbereich
  • Einblicke in die internationale Beratung